LINEAMIENTOS PARA LA EMISIÓN DE RECONOCIMIENTOS Y/O CONSTANCIAS DE EVENTOS REALIZADOS EN LA DICEA
Información para a las autoridades, coordinadores de carrera, profesores- investigadores y alumnos de la DICEA.Ante la inminente migración a una era digitalizada y con el propósito de eficientizar y mantener altos estándares de seguridad con los datos, así como el hecho de disminuir el uso de almacenamiento físico, liberar espacio material, optimizar registros, verificar la edición de datos, y garantizar la seguridad de la información oficial por medio de mecanismos electrónicos, se presenta a la comunidad de la División de Ciencias Económico Administrativas DICEA los siguientes lineamientos para la emisión de reconocimientos y/o constancias de eventos.
Por lo que, se invita a toda la Comunidad Divisional a integrarse a esta iniciativa de digitalización, la cual entró en vigor a partir del 26 de enero de 2023 (primer evento con constancias digitalizadas). La emisión de reconocimientos y constancias elaboradas a través de la Subdirección Académica será de manera digital; para ello, se ha realizado un trabajo conjunto con el Centro de Cómputo de la DICEA para la creación e implementación del SISTEMA DE VALIDACIÓN DE RECONOCIMIENTOS Y CONSTANCIAS (SIVAC-DICEA) a través de la generación de un folio y un código QR.
Para los interesados en solicitar el Código QR y el Folio de validación de reconocimientos y/o constancias que emite la Subdirección Académica, es necesario:
1. Realizar un oficio dirigido al Subdirector Académico de la DICEA, solicitando la emisión del documento requerido y generación del Código QR y Folio para los documentos que avalen la actividad desarrollada, dicho documento deberá ser entregado por lo menos 7 días hábiles antes del evento e ir acompañado del “Formato de solicitud de constancias y código QR” (ver documento), el cual contiene los siguientes campos:
- Coordinación/Departamento/División/Instancia solicitante
- Nombre completo del solicitante
- Correo electrónico del solicitante
- Teléfono del solicitante
- Nombre y grado del ponente e Institución de procedencia.
- Tipo de actividad (curso, conferencia, taller, simposio, videoconferencia, etc.)
- Título de la actividad
- Documento requerido (Constancia, Reconocimiento, Diploma, etc.)
- Tipo de participante: ponente, asistente, organizador, staff, atención a recorridos.
- Periodo/Fecha de actividad
- Horario de actividad
- Duración en horas
- Lugar de actividad
- Lugar y fecha de emisión del documento
- Nombre y grado de quien o quienes avalan
- Cargo de quien o quienes avalan
Ejemplo de solicitud de oficio.
2. Una vez realizada la entrega física del oficio deberá enviar copia de éste al correo SIVAC-DICEA@chapingo.mx, en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores al evento, con el asunto “Solicitud de (nombre del documento requerido) con Código QR y Folio”, al cual debe anexar el listado en un archivo en Excel (ver documento) de quienes serán acreedores al documento, con las siguientes características y en el orden que se indica:
- Nombre completo del participante (nombre(s), apellido paterno, apellido materno); nombre completo del evento, lugar en donde se realizó el evento, fecha de inicio del evento, fecha de fin del evento, tipo de documento (Constancia, Reconocimiento, Diploma, etc.), tipo de actividad (curso, conferencia, taller, simposio, videoconferencia, etc.), duración, correo electrónico de los participantes, programa académico o área de adscripción; matrícula o número de expediente; grado y grupo. (para recabar dicha información se recomienda utilizar el siguiente ejemplo de formulario (ANEXO).
- Si se requiere anexar el grado académico de quienes serán acreedores al documento, deberá colocarlo abreviado, ejemplo: Lic. José González Hernández, Dr. Jorge Luis Gutiérrez Pérez, M.B.A. Gabriel Serrano Juárez..
3. El reconocimiento de los ponentes, será firmado por el Director y el Subdirector Académico de la DICEA. Por otro lado, las constancias de asistentes, staff, organizadores y otras, deberán ir firmadas regularmente por el Director, el Subdirector Académico de la DICEA, y según sea el caso, por el profesor organizador o coordinador de las carreras.
Para los casos en los que el documento sea para alguno de los firmantes, éste omitirá su firma y se sustituirá por la firma de sus pares o sólo con la firma del Director de la DICEA. Para eventos especiales, pueden ir firmados hasta por un máximo de cuatro firmantes. En los eventos en los que participe la DICEA como coorganizador siempre se debe incluir la firma del Director de la División.
4. Colocar la firma digitalizada de quienes avalan el documento. Dicha colocación se hará de dos formas: la primera, mediante el envío de la plantilla vía correo electrónico para que los firmantes coloquen sus firmas digitalizadas. La segunda, será proporcionando directamente su firma digitalizada a la Subdirección Académica, con el personal responsable del SIVAC. Si por alguna circunstancia el firmante no otorga la firma digitalizada que avale el reconocimiento, ésta será firmada digitalmente por el superior jerárquico inmediato de la División.
5. Los tipos de constancias que se otorgarán serán con base en los siguientes criterios:
a) Reconocimiento: a los ponentes de la conferencia o curso, por su participación.
b) Diploma: a los asistentes a un diplomado con una duración de entre 80 a 120 horas.
c) Constancia de asistencia: Para consignar la asistencia física o virtual de los participantes inscritos a un evento.
d) Constancia de participación, la cual será de dos tipos:
• Para los organizadores (planeación y control)
• Para staff (operativo) y personal que brinde recorridos y visitas. En este caso, se especificará la actividad que realicen.
5. Para el acceso al Sistema de Validación de Constancias de la DICEA (SIVAC-DICEA), el interesado en verificar la validez del documento emitido (cursos, conferencias, seminarios, entre otros) deberá escanear el código QR que aparece en la constancia e ingresar el número de folio del documento para validarlo. Los folios estarán disponibles de 5 a 7 días hábiles después del envío de información al correo del SIVAC (punto 2).
7. Todos los casos no previstos en estos lineamientos serán resueltos por la Dirección y Subdirección de Académica de la DICEA.